La transformación digital en las empresas es algo que hasta ahora veíamos en un futuro cercano, pero no inmediato, como quien va dejando para la semana que viene una reunión, pero sabe que tarde o temprano debe hacerlo, es fundamental hacerlo.

La firma de documentos supone un duro reto para todo tipo de empresas, la gestión documental es una tarea tediosa, por no decir que no es fácil de coordinar, contando con el hecho de que cualquier empresa debe realizar gestión documental con trabajadores, distribuidores, colaboradores, administradores… lo que multiplica la complejidad de esta labor.

Un sistema de firma digital supone numerosas ventajas que hasta ahora puede que no tuviésemos en cuenta. Te voy a hablar de alguna de las ventajas de utilizar firma documentos,  puede que conozcas muchas de ellas, pero… ¿estás seguro de conocer todas las ventajas de la firma digital?

Ahorro de tiempo en la gestión documental.

Enviar y recibir un documento firmado, sin depender de escáneres, fotocopiadoras o envíos postales, es ahora posible con los sistemas de firma digital. Todas estas complejas operaciones, se ven reducidas a algo tan sencillo como enviar un sms o un correo electrónico… ¡así de fácil! Además, el hecho de prescindir de la presencia física del firmante, hace que una tarea que duraba varios días o semanas, se desempeñe ahora en minutos. Debemos añadir que la integridad del documento y seguridad legal sigue siendo la misma o incluso mayor que con la firma tradicional, si consideramos que todo el proceso queda absolutamente rastreado mediante el documento de trazabilidad.

Acelerar todas estas gestiones supone un punto de inflexión en cualquier empresa, lo que significa un ahorro sustancial en labores y recursos administrativas.

Ahorro costes y recursos administrativos.

Con la firma digital ahorras, así de claro, y no es únicamente una cuestión de economizar en recursos reprográficos o en cantidad de papel, también debemos tener en cuenta los gastos derivados de horas trabajadas por los empleados desempeñando estas tareas.

Un sistema de firma digital, además, no sólo economiza costes internos de gestión, horas de personal o material, también supone una ventaja que agiliza las relaciones comerciales, pero de esto te voy a hablar en el siguiente punto. Aquí puedes saber más sobre cuanto ahorras con un sistema de Firma Digital.

Agiliza los trámites administrativos.

Simplifica los trámites administrativos, acelerando el proceso comercial con los clientes, simplificando las relaciones laborales con los empleados, o gestionando tramitaciones documentales con colaboradores o distribuidores. Todo esto supone un importante aumento de la productividad, por no decir que simplificar el proceso disminuye el riesgo de poder tener un error administrativo. El sistema favorece la comunicación documental, siendo un medio eficaz en este tipo de procesos dentro de una empresa.

Eficiencia en el almacenamiento y ordenación documental.

Gestionar y almacenar cómodamente los documentos en la nube es algo que no sólo te ayudará a ser más ordenado, también te ayudará a ser mucho más eficiente. Los servicios CLOUD son una gran ventaja, con la que no sólo podrás acceder a cualquier documento desde cualquier lugar y en cualquier momento, también hace mucho más sencillo disponer de todos los documentos ordenados, en un mismo lugar y de manera segura.

Además, con firma documentos no tendrás que contratar ningún servicio CLOUD adicional, ya que el sistema almacena de manera segura todos los documentos, ya sean firmados, rechazados o enviados. Firma Documentos cuenta con protocolos de seguridad SSL y encriptado de datos, siendo un sistema totalmente fiable.

Sostenible con el medio ambiente.

Los sistemas sostenibles con el medio ambiente no sólo contribuyen a mejorar nuestro entorno, también son una apuesta de futuro a largo plazo. Contar con este tipo de servicios nos muestra como una empresa moderna y consciente con la situación actual, ya que contribuyen de manera directa al cuidado del medio ambiente, disminuyendo los recursos y reduciendo el uso de papel en hasta un 90%.

Del mismo modo que el sistema supone un ahorro en los recursos de la empresa, favorece una gestión energética eficiente, disminuyendo gastos innecesarios tanto para nosotros como para el medio ambiente.

Legal y transparente 

Disponer de todos los documentos de las relaciones laborales, legales y comerciales supone una garantía legal que facilita la transparencia, además de una correcta gestión en nuestros archivos. La firma digital es tan fiable y segura como una firma manuscrita, ya que permite disponer de todo el proceso sellado en el tiempo, donde veremos cada paso que se ha realizado hasta la firma y el envío del documento.

Seguridad en la integridad: documento de seguridad y trazabilidad.

Si estamos a punto de tener un sistema digital de firma, debemos de comprobar que cuente con todas las garantías de seguridad. Es muy importante comprobar que el sistema sea seguro; por ejemplo, si el sistema es online, debemos comprobar si dispone de certificados SSL, o certificados de seguridad, además, es muy importante comprobar que el sistema de envío sea completamente seguro.

Como ya decíamos en uno de los puntos anteriores, el sistema Firma Documentos es fiable e invulnerable. No sólo certifica la autenticidad de la firma, también verifica la invulnerabilidad del documento, demostrando que en ningún momento del proceso el documento ha sido o se ha podido modificar. Además, cuenta con el documento de trazabilidad, donde quedará registrada toda la actividad, garantizando la integridad del documento, y sellando todo el proceso en el tiempo.