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La transformación digital en las empresas es un proceso que todavía veíamos en un futuro cercano, pero no inmediato. Como quien va dejando para la semana que viene una reunión, pero sabe que irremediablemente debe celebrarla. Es fundamental hacerlo, y para ello no podemos eludir la utilización de la firma digital en la empresa.

La firma de documentos supone un duro reto para todo tipo de compañías. La gestión documental es una tarea tediosa, que no es fácil de coordinar, y que cualquier empresa debe realizar con trabajadores, distribuidores, colaboradores, administradores, etc. Tantos protagonistas que multiplican la complejidad de esta labor.

Quizás en asunto pasaba desapercibido, y ya es momento de hablar de las ventajas más importantes de utilizar sistemas de firma digital en la empresa, como puede ser Firma Documentos.

Ahorro de tiempo en la gestión documental

Enviar y recibir un documento firmado, sin depender de escáneres, fotocopiadoras o envíos postales, es posible con los sistemas de firma digital. Todas estas complejas operaciones se ven reducidas a algo tan sencillo como enviar un sms o un correo electrónico. Además, el hecho de prescindir de la presencia física del firmante hace que, una tarea que duraba varios días o semanas, se desempeñe en minutos.

Debemos añadir que la integridad del documento y seguridad legal sigue siendo la misma o incluso mayor que con la firma tradicional. Hay que considerar que todo el proceso queda absolutamente rastreado mediante el documento de trazabilidad.

Acelerar todas estas gestiones supone un punto de inflexión en cualquier empresa, lo que significa un ahorro en labores y recursos administrativas.

Ahorro costes y recursos administrativos

Podemos afirmar que vamos a ahorrar con la firma digital. Y no es únicamente una cuestión de economizar en recursos reprográficos o en cantidad de papel, sino que también hay que valorar los gastos derivados de horas trabajadas por los empleados desempeñando estas tareas.

Un sistema de firma digital de documentos, además, no sólo economiza costes internos de gestión, horas de personal o material. También supone una ventaja que agiliza las relaciones comerciales, como detallaremos en el siguiente punto.

Agiliza los trámites administrativos

Es posible simplificar los trámites administrativos, acelerando el proceso comercial con los clientes, simplificando las relaciones laborales con los empleados, o gestionando tramitaciones documentales con colaboradores o distribuidores. Todo esto supone un importante aumento de la productividad y, simplificar el proceso, disminuye el riesgo de caer en un error administrativo. Además el sistema favorece la comunicación documental, siendo un medio eficaz en este tipo de procesos dentro de una empresa.

Eficiencia en el almacenamiento y ordenación documental

Gestionar y almacenar los documentos en la nube cómodamente no sólo ayudará a ganar en orden, también en eficacia. Los servicios CLOUD son una gran ventaja con la que es posible acceder a los documentos desde cualquier lugar y en el momento elegido. Además, convierte en sencillo el disponer de todos los documentos ordenados, en un mismo sitio y de manera segura.

Además, con Firma Documentos no habrá necesidad de contratar un servicio CLOUD adicional, ya que el sistema almacena de manera segura todos los documentos (firmados, rechazados o enviados). Y este sistema cuenta con protocolos de seguridad SSL y encriptado de datos, siendo un sistema totalmente fiable.

Sostenible con el medio ambiente

Los sistemas sostenibles con el medio ambiente no sólo contribuyen a mejorar nuestro entorno, también son una apuesta de futuro a largo plazo. Contar con este tipo de servicios nos muestra como una empresa moderna y consciente con la situación actual, ya que contribuyen de manera directa al cuidado del medio ambiente, disminuyendo los recursos y reduciendo el uso de papel en hasta un 90%.

Del mismo modo que el sistema supone un ahorro en los recursos de la empresa, favorece una gestión energética eficiente, disminuyendo gastos innecesarios tanto para nosotros como para el medio ambiente.

Legal y transparente 

Disponer de todos los documentos de las relaciones laborales, legales y comerciales supone una garantía legal que facilita la transparencia. También ayuda a una correcta gestión de loa archivos de la empresa. La firma digital es tan fiable y segura como una firma manuscrita, ya que permite disponer de todo el proceso sellado en el tiempo, donde veremos cada paso que se ha realizado hasta la firma y el envío del documento.

Seguridad en la integridad: documento de seguridad y trazabilidad

Es muy importante comprobar que el sistema sea seguro. Por ejemplo, si el sistema es online, debemos comprobar si dispone de certificados SSL, o certificados de seguridad. Además, es muy importante comprobar que el sistema de envío sea completamente seguro.

Como venimos viendo, el sistema Firma Documentos es fiable e invulnerable. No sólo certifica la autenticidad de la firma, sino que también verifica la invulnerabilidad del documento, demostrando que en ningún momento del proceso el documento se ha podido modificar. Además, cuenta con el documento de trazabilidad, donde quedará registrada toda la actividad, garantizando la integridad del documento, y sellando todo el proceso en el tiempo.

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