La innovación en las empresas está a la orden del día. Cada vez son más las que se suman a utilizar procesos digitales en la suya, sustituyendo a los tradicionales.

En cuanto a la gestión documental, existen muchas compañías que ya utilizan la firma digital consiguiendo un ahorro considerable en tiempo y, sobretodo, en dinero. Pero… ¿Quieres ver numéricamente cuanto se ahorra una empresa con Firma Documentos? ¡Vamos allá!

El siguiente análisis se basa en evaluar el coste que tiene una empresa utilizando el método tradicional para firmar sus documentos (en papel y bolígrafo) y el coste que tiene la misma utilizando la firma digital con Firma Documentos. Vamos a considerar indiferente a quien le enviamos estos documentos, es decir, nos da igual si son enviados internamente, a terceros, a clientes, a proveedores, a acreedores, o a cualquier tipo de usuario.

Supongamos que enviamos una media de 300 documentos al mes con una media de 3 páginas por documentos (es una media, habrá documentos con menos páginas y documentos con más) y que la firma del usuario tiene que estar presente en las 3 páginas de cada documento.

Con esta hipótesis inicial, analizamos el coste en cada método.

 

Firma documentos con papel y bolígrafo.

 

Empezaremos por los gastos en materiales, entendidos como gastos que realiza la empresa en elementos con los que poder realizar el envío.

En papel estos 300 documentos con 3 hojas cada uno suponen un total de 900 hojas. Un pack de 500 folios dinA4 cuesta de media 4,70€. Debemos utilizar dos packs de 500 folios para poder realizar el envío, por lo que el coste en papel asciende a 9,40€

El tóner de la impresora es un poquito más caro. El precio medio de un cartucho es de 75€ y suelen tener una duración estimada de 2.500 páginas. Si debemos imprimir 900 hojas, el precio que pagamos al mes por tóner para poder tener nuestros documentos firmados es 27€.

Seguidamente, vamos a estudiar los gastos derivados de las horas de trabajo por los empleados de la empresa para poder realizar la gestión documental. Para enviar el documento, hay que prepararlo previamente para después imprimirlo. Además, cuando recibimos un documento también empleamos tiempo en escanearlo (para guardar en forma digital) y en almacenarlo (para guardar en formato papel). El tiempo estimado que realiza un empleado por envío es de 6 minutos, por lo que para realizar 300 documentos, los minutos totales ascienden a 1800.

Esto supone 30 horas de trabajo. Si suponemos que este empleado cobra 8€/ hora (media estimada), el coste en la gestión documental por el método tradicional es de  240€.

Por último, una vez tenemos los documentos preparados, hay que enviarlos. Tenemos diferentes opciones para enviar estos documentos a través de Correos.

Correo ordinario: 1,05€ por envió (cartas de más de 50g hasta 100g). En total para 300 documentos: 567€.

Correo certificado: En caso de que los documentos requieran ir certificados. El coste es de 3,80€ por envío (cartas de más de 50g hasta 100g). En total para 300 documentos: 1140€.

Correo urgente: En caso de que tengamos la necesidad de que los documentos lleguen lo más rápido posible a su destinatario. El coste es de 3,40€ por envío (cartas de más de 50g hasta 100g). En total para 300 documentos: 1020€.

Correo certificado urgente: En caso de que necesitemos que la carta sea certificada y llegue cuanto antes. El coste es de 6,25€ por envío (cartas de más de 50 g hasta 100g). En total para 300 documentos: 1,875€.

 

Por lo tanto, el coste total de enviar y recibir 300 documentos firmados a papel y bolígrafo dependerá del método de envío que elijamos, siendo el total:

– Si enviamos los documentos por correo ordinario, el coste total asciende a 843,4€.

– Si enviamos los documentos por correo certificado, el coste total asciende a 1416,4€

– Si enviamos los documentos por correo urgente, el coste total asciende a 1296,4€.

– Si enviamos los documentos por correo certificado urgente, el coste total asciende a 2151,4€.

 

Firma digital con Firma Documentos.

 

Vamos a seguir el mismo proceso que en el anterior método. Con Firma Documentos no se gasta nada en material, ya que no se necesita utilizar papel ni tinta, el proceso es digital.

Seguidamente, sí que hay gastos de gestión. Para enviar un documento por Firma Documentos, hay que prepararlo, adjuntarlo en el nuevo envío en la plataforma de Firma Documentos, configurar los datos de firma y sello de la empresa y enviárselo al usuario o usuarios. En cuanto a la recepción del documento, se recibe firmado de forma instantánea en la plataforma de Firma Documentos, disponiendo de él para cuando se necesite en cualquier momento. El tiempo estimado que realiza un empleado por envío es de 4 minutos, por lo que para realizar 300 documentos, los minutos totales son 1200.

Esto supone 20 horas de trabajo, y estimando que el empleado cobra 8€/hora (como anteriormente hemos estimado) el coste en la gestión documental por el método digital es de  160€.

Por último, una vez tenemos los documentos preparados hay que enviarlos, pero no hay gastos de envío, ya que los documentos se envían directamente al usuario desde la plataforma de Firma Documentos. Así mismo, el usuario visualiza el documento desde la App móvil de Firma Documentos y lo firma. Este documento firmado llega de forma instantánea al sistema web de Firma Documentos, consiguiendo la inmediatez absoluta.

Por último, hay que considerar el gasto mensual que se realiza en la suscripción del servicio de Firma Documentos. Escogemos el plan PREMIUM, con el que se pueden enviar hasta 1000 documentos al mes, además de múltiples características y funcionalidades, el coste es de 99€.

El gasto total de enviar y recibir 300 documentos de forma digital y segura por Firma Documentos asciende a 259€.

 

El ahorro es sustancial.

 

Enviando los documentos por el método tradicional con correo ordinario el coste es de 834,4€, mientras que por Firma Documentos es 259€. El ahorro con es de 575,4€  (ahorro del 68.95%).

Enviando los documentos por el método tradicional con correo certificado el coste es de 1416,4€, mientras que por Firma Documentos es 259€. El ahorro con es de 1157,4€  (ahorro del 81.72%).

Enviando los documentos por el método tradicional con correo urgente el coste es de 1296,4€, mientras que por Firma Documentos es 259€. El ahorro con es de 1037,4€  (ahorro del  80.02%).

Enviando los documentos por el método tradicional con correo certificado urgente el coste es de 2151,4€, mientras que por Firma Documentos es 259€. El ahorro con es de 1892,4€  (ahorro del  87.96%).

Hay que recordar que estos costes son estimados y mensuales.

 

Además, la firma digital de Firma Documentos permite tener tus documentos firmados al instante sin largas esperas de correo, facilitando así al usuario la firma de este documento y permitiendo que el ahorre dinero también, ya que no tiene que volver a enviar por correo el documento firmado. Si quieres probarlo, Firma Documentos Free es completamente gratuito y dispones de 5 sms al mes.

Muchos son los beneficios de la firma digital… ¿Quieres saber más? ¡Conócenos!