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¿Problemas con el teletrabajo?, ¿no sabes cómo organizarte?, ¿tienes que coordinarte con un equipo?, ¿transferir archivos?, ¿comunicarte fácilmente en directo? En este artículo veremos las mejores herramientas de gestion de proyectos para trabajar desde casa con todas las comodidades, como si estuviésemos en nuestra misma oficina.

La situación actual provocada por el coronavirus hace que salgamos de nuestra zona de confort, obligando a adaptar todas nuestras tareas laborales cotidianas al trabajo desde casa.

Hemos recopilado las mejores herramientas para el teletrabajo, según las necesidades de trabajo más habituales en una oficina. Es muy posible que algunas las conozcamos, o te hayan hablado de ellas en alguna ocasión, ¿pero realmente conoces todo su potencial?

Como era de esperar, consideramos imprescindible clasificar las aplicaciones en función del tipo de necesidad que resuelven, estas son las herramientas que todo nuestro equipo ha considerado imprescindible y necesario para teletrabajar, y mejorar nuestra productividad.

     Cumunícate con tu equipo.

    Mantener el contacto es imprescindible, aquí te dejamos las herramientas más versátiles para la comunicación en equipo, no te lo pierdas, cada una de ellas ofrece unas ventajas que no podremos desaprovechar para la gestión de proyectos.

      Hangouts.

      Con una interfaz sencilla, esta herramienta de Google permite mantener conversaciones con hasta 10 personas a la vez de manera simultánea. La sencillez de uso y la facilidad para compartir conversaciones en grupo, la hacen ideal para mantener las reuniones en teletrabajo con todo el equipo.

      Muy intuitiva, con Hangouts podremos hacer videollamadas, llamadas telefónicas, o mensajes a otros usuarios. Hangouts es gratuita, y el único requisito imprescindible para registrarse es contar con una cuenta Google.

      Whatsapp y Telegram

      Whatsapp es uno de los servicios de mensajería más utilizados, lo que permite disponer de un medio de comunicación directo y cómodo, que todo el mundo usa. Es cierto que su carácter, en muchas ocasiones privado, pueda parecer invasivo, pero lo cierto es que es una herramienta de teletrabajo muy útil para el “día a día”, que resuelve todas aquellas comunicaciones esporádicas. Es un medio cómodo, en el que además podremos compartir fotos y todo tipo de archivos.

      Whatsapp web, además, permite gestionar directamente desde un ordenador todos los chat, y facilita en gran medida el intercambio fácil de archivos.

      Telegram, aunque menos extendida, cuenta con numerosas ventajas, entre otras, la privacidad, ya que permite mantener conversaciones, sin necesidad de que el número de teléfono sea visible. Además, dispone de otras posibilidades, como el uso de bots, que permite establecer numerosas acciones automáticas, que puede permitir agilizar gestiones administrativas de todo tipo.

      Zoom

      Esta potente herramienta, permite mantener conferencias de video y audio con hasta 1.000 participantes. Es posible, además, mantener una videoconferencia y visualizar en una misma pantalla hasta 49 personas.

      Permite mantener reuniones interactivas, con múltiples opciones de visualización, donde se pueden ver a todos los participantes en la pantalla dividida, o ir seleccionando cada participante. Es ideal para mantener todo tipo de conferencias multitudinarias, ya sean sesiones formativas, reuniones con grupos de trabajo, clases online, etc.

      La facilidad para realizar reuniones interactivas hacen de Zoom una de las mejores herramientas de gestion de proyectos para trabajar desde casa. Podemos registrarnos de manera gratuita, completando un formulario, o con una cuenta de Google o Facebook.

      Coordina todo el trabajo.

        Google Calendar

        Nos parecía imprescindible incluir esta poderosa herramienta, que permite crear calendarios de trabajo con varios equipos. Además, desde una misma interfaz, podremos crear múltiples calendarios, que distinguirán por color, y podremos agregar a cada calendario las personas que deseemos en cada caso. De este modo, se pueden gestionar múltiples proyectos o equipos, sin que se cruce ningún tipo de información innecesaria entre personas.

        Con el calendario de Google, podremos programar tareas, sistemas de aviso, agregando a las personas implicadas en cada proyecto. Su interfaz sencilla, permite agregar avisos y tareas fácilmente, añadiendo un título, una breve descripción, o incluso adjuntar documentación a la tarea o evento. Para acceder a las ventajas del calendario de Google, deberemos disponer de una cuenta.

        Trello

        Este sistema de tablones es una sencilla solución para la gestión de proyectos online, asignando diferentes tareas a las personas implicadas. Permite crear procesos de acción, donde se podrán definir, por ejemplo, las tareas pendientes de hacer, en proceso, y las finalizadas. Su interfaz sencilla es cómoda y efectiva, creando tableros para cada proyecto o tarea.

        Además, permite vincular directamente con múltiples herramientas, como Google Drive, y de este modo poder compartir archivos en todo el proceso de trabajo de cada proyecto.

        Crear una cuenta en Trello es muy sencillo, únicamente debemos completar un formulario, y accederemos directamente a nuestro tablón.

        Comparte archivos de manera fácil.

          Google Drive

          La nube de Google ofrece muchas posibilidades a la hora del intercambio de archivos y documentos online. Su alta compatibilidad con otras herramientas, hace que sea una de las mejores alterativas cloud de intercambio de documentos.

          El intercambio de archivos pesados es, en muchas ocasiones, imprescindible en el trabajo desde casa. Su facilidad de uso lo hacen un software ideal para la gestion de proyectos online.

          Podremos registrarnos en Google Drive, con el requisito de disponer de una cuenta Google asociada. 

          Firma Documentos

          No podía ser de otra manera, para resolver las gestiones de documentos legales, que dentro de la lista se encuentre nuestro sistema de firma digital de documentos legal, que facilita firmar documentos de manera telemática de manera sencilla y facilitar el trabajo desde casa. Las facilidades de utilizar un sistema de firma online cloud, donde no solo podrás enviar todos los documentos para recibirlos con la firma legal, también podremos almacenar de manera segura todos los documentos por envío.

          Permite crear una agenda de contactos, para luego poder realizar envíos masivos de todo tipo para la firma de documentos PDF. Con el sistema firma online es posible simplificar los pasos en un proceso de compra, labores de administración con trabajadores, o firma digital legal con nuestros colaboradores.

          Puedes registrarte gratis, donde podrás disfrutar de 5 envíos gratis para que los utilices cuando quieras.

          Todo este grupo de software de gestión de proyectos puede sernos de gran ayuda para el trabajo desde casa, y de una forma u otra, hacer que teletrabajar sea una tarea sencilla. Quien sabe, puede que después de este mal trago, al menos descubramos nuevos horizontes en la manera de trabajar, añadiendo a nuestro equipo nuevas herramientas de trabajo, que nos faciliten el trabajo y supongan un ahorro de dinero y recursos.

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