La innovación en las empresas es un habitual. Progresivamente los responsables se suman a utilizar procesos digitales en la suya, sustituyendo a los tradicionales.
En cuanto a la gestión documental, existen muchas compañías que ya utilizan la firma digital. Consiguiendo así un ahorro considerable en tiempo y, sobre todo, en dinero. Pero… ¿Quieres ver numéricamente cuánto se ahorra una empresa con Firma Documentos? ¡Vamos allá!
El siguiente análisis se basa en evaluar el coste que tiene una empresa utilizando el método tradicional para firmar sus documentos (en papel y bolígrafo), y el coste que tiene la misma utilizando la firma digital con Firma Documentos. Vamos a considerar indiferente a quien le enviamos estos documentos, es decir, nos da igual si son enviados internamente, a terceros, a clientes, a proveedores, a acreedores, o a cualquier tipo de usuario.
Supongamos que enviamos una media de 300 documentos al mes con un promedio de 3 páginas por documentos (es una aproximación, habrá documentos con menos páginas y documentos con más), y que la firma del usuario tiene que estar presente en las 3 páginas de cada documento.
Con esta hipótesis inicial, analizamos el coste en cada método.
Firma documentos con papel y bolígrafo
Empezaremos por los gastos en materiales, entendidos como aquellos que realiza la empresa en elementos con los que poder realizar el envío.
Papel
En papel estos 300 documentos, con 3 hojas cada uno, suponen un total de 900 hojas. Un pack de 500 folios dinA4 cuesta de media 4,70€. Debemos utilizar dos packs de 500 folios para poder realizar el envío, por lo que el coste en papel asciende a 9,40€.
Tóner
El tóner de la impresora es un poquito más caro. El precio medio de un cartucho es de 75€ y suelen tener una duración estimada de 2.500 páginas. Si debemos imprimir 900 hojas, el precio que pagamos al mes por tóner para poder tener nuestros documentos firmados es 27€.
Mano de obra
Seguidamente, vamos a estudiar los gastos derivados de las horas de trabajo por los empleados de la empresa en la gestión documental. Para enviar el documento, hay que prepararlo previamente para después imprimirlo. Además, cuando recibimos un documento también empleamos tiempo en escanearlo (para guardar en forma digital) y en almacenarlo (para guardar en formato papel). El tiempo estimado que realiza un empleado por envío es de 6 minutos, por lo que para realizar 300 documentos los minutos totales llegarían a 1.800.
Esto se traducirían en 30 horas de trabajo. Si suponemos que este empleado cobra 8€/hora (media estimada), el coste en la gestión documental por el método tradicional es de 240€.
Envío
Por último, una vez tenemos los documentos preparados, hay que enviarlos. Tenemos diferentes opciones para enviar estos documentos a través de Correos. Y, aunque las tarifas suelen varían ligeramente, podríamos asumir:
– Correo ordinario: 1,05€ por envió (cartas de más de 50g hasta 100g). En total, para 300 documentos, 567€.
– Correo certificado: En caso de que los documentos requieran ir certificados. El coste es de 3,80€ por envío (cartas de más de 50g hasta 100g). En total, para 300 documentos, 1.140€.
– Correo urgente: En caso de que tengamos la necesidad de que los documentos lleguen lo más rápido posible a su destinatario. El coste es de 3,40€ por envío (cartas de más de 50g hasta 100g). En total, para 300 documentos, 1.020€.
– Correo certificado urgente: En caso de que necesitemos que la carta sea certificada y llegue cuanto antes. El coste es de 6,25€ por envío (cartas de más de 50 g hasta 100g). En total, para 300 documentos, 1.875€.
Por lo tanto, el coste total de enviar y recibir 300 documentos firmados a papel y bolígrafo dependerá del método de envío que elijamos:
– Si enviamos los documentos por correo ordinario, el coste total asciende a 843,4€
– Si enviamos los documentos por correo certificado, el coste total asciende a 1.416,4€
– Si enviamos los documentos por correo urgente, el coste total asciende a 1.296,4€
– Si enviamos los documentos por correo certificado urgente, el coste total asciende a 2.151,4€
Firma digital con Firma Documentos
Vamos a seguir el mismo proceso que en el anterior método. Con Firma Documentos no se gasta nada en material, ya que se suprime el uso de papel y tinta. El proceso es digital.
Mano de obra
Sí que hay gastos de gestión. Para enviar un documento por Firma Documentos hay que prepararlo, adjuntarlo en el nuevo envío en la plataforma de Firma Documentos, configurar los datos de firma y sello de la empresa, y enviárselo al usuario o usuarios. En cuanto a la recepción del documento, se recibe firmado de forma instantánea en la plataforma de Firma Documentos, disponiendo de él en cualquier momento. El tiempo estimado que realiza un empleado por envío es de 4 minutos. Por lo que, para realizar 300 documentos, los minutos totales necesarios son 1.200.
Esto supone 20 horas de trabajo y, estimando que el empleado cobra 8€/hora (como anteriormente hemos hecho), el coste en la gestión documental por el método digital es de 160€.
Envío
Por último, una vez tenemos los documentos preparados, hay que enviarlos. Y, en este caso, no hay gastos de envío. Los documentos se envían directamente al usuario desde la plataforma de Firma Documentos. Igualmente, el usuario visualiza el documento a través de un enlace o desde la App móvil de Firma Documentos y lo firma. Este documento firmado llega de forma instantánea al sistema web de Firma Documentos y, consecuentemente, al demandante de la firma.
Servicio de Firma Documentos
Por último, hay que considerar el gasto mensual que se realiza en la suscripción del servicio de Firma Documentos. Escogemos el plan PREMIUM, con el que se pueden enviar hasta 1.000 documentos al mes, además de múltiples características y funcionalidades. Su coste es de 399€.
El gasto total de enviar y recibir 300 documentos de forma digital y segura por Firma Documentos asciende a 559€.
El ahorro de la firma digital
– Enviando los documentos por el método tradicional con correo ordinario el coste es de 834,4€, mientras que por Firma Documentos es 559€. El ahorro es de 275,4€ (ahorro del 33%).
– Enviando los documentos por el método tradicional con correo certificado el coste es de 1416,4€, mientras que por Firma Documentos es 559€. El ahorro es de 857,4€ (ahorro del 60,54%).
– Enviando los documentos por el método tradicional con correo urgente el coste es de 1296,4€, mientras que por Firma Documentos es 559€. El ahorro es de 737,4€ (ahorro del 56,88.%).
– Enviando los documentos por el método tradicional con correo certificado urgente el coste es de 2151,4€, mientras que por Firma Documentos es 559€. El ahorro es de 1592,4€ (ahorro del 74.08%).
Los costes son estimados y mensuales. Y en ningún caso serían vinculantes.
Además, la firma digital de Firma Documentos permite tener tus documentos firmados al instante sin largas esperas de correo, facilitando así al usuario la firma de este documento. Y permitiendo que él ahorre dinero también, ya que no tendría que volver a enviar por correo el documento firmado.
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