Utilizar cualquier servicio web de internet actualmente es mucho más que habitual. Consultar el tiempo por la mañana, visitar las redes sociales, escuchar música en streaming, o revisar nuestro correo son simples ejemplos de que hoy en día, consumimos todo tipo servicios web, sin ni siquiera darnos cuenta. Las tareas más cotidianas se han adaptado a las nuevas tecnologías. Y, así, queremos tener todos nuestros archivos en nuestros dispositivos. Algo que es posible con los sistemas para guardar documentos en la nube.
Qué es el Cloud Computing
También conocido como los servicios en la nube, es una tecnología que permite el intercambio de datos, archivos o aplicaciones por medio de Internet. Gracias a la nube, podremos utilizar otros sistemas de información o aplicaciones web, sin tener que realizar ningún tipo de instalación.
Son muchos los motivos por los que, para una empresa, disponer de los servicios de nube, puede suponer una importante ventaja, tanto a la hora de organizar documentos y todo tipo de archivos, como a la hora de agilizar el intercambio entre individuos… ¿conoces las principales ventajas de los cloud services?
Ahorro en equipos e infraestructura.
Con el almacenamiento CLOUD, puedes prescindir de todo tipo de equipos destinados a guardar documentos y archivos. Eliminar todo el hardware innecesario, además, supondrá eliminar todo el mantenimiento que lo acompaña. Además, el hardware normalmente está sujeto a quedarse obsoleto con el tiempo, y pierde su valor gradualmente, algo que no sucede con los servicios CLOUD, ya que se irán actualizando en función del desarrollo tecnológico, sin que ni siquiera te des cuenta.
Acceso desde cualquier lugar.
Guardar documentos en la nube permite que accedas a todos los archivos en cualquier momento y lugar. Con el único requisito de tener internet, podrás disponer en tu móvil, Tablet y ordenador de todos tus documentos, y de manera simultánea. Además, para que un documento se comparta en todos los dispositivos donde tengas tu sistema CLOUD, en muchas ocasiones, sólo necesita que tengas internet durante un periodo determinado, ya que puedes configurar que cuando se vincule el archivo, quede una copia en cada dispositivo.
Seguridad CLOUD.
Es muy habitual tener la sensación, de que tener todos los documentos o archivos subidos en la nube, no es seguro, y nos generé un estado de desconfianza, pero lo cierto es que, no es más inseguro tenerlo en la nube que en nuestros dispositivos, ya que por norma general, un proveedor de servicios CLOUD nos ofrecerá más seguridad que los propios sistemas implementados en nuestros equipos e infraestructuras.
Cuando escojamos un servicio CLOUD debemos tener muy en cuenta algunos puntos clave, como los protocolos de seguridad utilizados por el proveedor, sistemas de encriptado de datos, políticas de seguridad, cumplimiento de la legislación que se deba aplicar, así como respaldo y soporte en situaciones adversas. Además, labores como el respaldo de datos y copias de seguridad serán mucho más fáciles de realizar con este tipo de sistemas CLOUD, ya que normalmente cuentan con diferentes métodos para facilitarnos este tipo de tareas.
Coordinación con el equipo.
Disponer de los documentos en servidores en la nube, facilita el intercambio de archivos entre departamentos, y agiliza labores documentales de gestión en todo tipo de procesos internos de la empresa, ya sea de venta directa, como de gestión documental con nuestro CRM u otros sistemas web.
Con los sistemas CLOUD de almacenamiento online, es posible organizar los documentos por departamentos. De este modo, podrás crear carpetas, y dar permiso de acceso únicamente a las personas implicadas en la gestión de esos documentos.
Además, los servicios CLOUD cuentan con la facilidad de poder integrarlo a nuestros sistemas CRM o ERP de manera sencilla, y centralizar de este modo todo el intercambio de archivos o documentación internos.
Actualizaciones y mejoras.
Los CLOUD services suelen estar facilitados por proveedores, normalmente con una gran infraestructura, que les permite realizar labores de actualización y mantenimiento gradualmente sin que nosotros nos demos tan siquiera cuenta.
Gracias a esto, tendremos una garantía que con hardware no tendríamos, siempre vamos a tener la seguridad de tener un servicio actualizado, en consecuencia, con los cambios producidos por el desarrollo tecnológico.
Software ecológico y sostenible.
Con los sistemas CLOUD la gestión y almacenamiento de archivos se hace de manera digital, reduciendo drásticamente el uso de papel, contribuyendo de este modo a un futuro sostenible y ecológico. De este modo, el ahorro en recursos y consumo energético, favorece la disminución de emisiones, evitando el uso de infraestructuras y logística que de un modo u otro, son contaminantes.
Bajo coste.
Este tipo de servicios suele ser muy económico, y, además, suele adaptarse a lo que realmente necesitamos, tanto en tamaño de almacenamiento como en recursos, por este motivo es posible economizar aún más, y contratar lo que realmente vamos a utilizar.
Son sistemas muy sencillos de utilizar, lo que significa que no requieren de una formación previa muy extensa para todo aquel personal que se encargará de utilizar los servicios, lo que suele significar un ahorro de recursos significativo.
Nuestro sistema de firma online dispone de un almacenamiento CLOUD de documentos ilimitado, y se adapta a grandes empresas o PYMES. De este modo, siempre tendrás disponibles los documentos firmados, de manera segura, en un mismo sitio, pudiendo acceder a ellos desde cualquier dispositivo.
El sistema de firma legal, permite, además, tener adjunto al documento todos los archivos adjuntados necesarios, en los procesos de gestión documental, como la foto de un DNI, el archivo de una factura, o cualquier otro tipo de archivo.
Muy buen articulo, muy recomendable! Saludos.